※本記事は、Bardによる意訳+翻訳を活用し、レイアウト調整したものです。
※感想は、オリジナルです。
原文
意訳+要約
一流の技術者ほど｢マルチタスク｣しない納得理由 複数の仕事を効率よく進めるためのテクニック | リーダーシップ・教養・資格・スキル | 東洋経済オンライン
一流の技術者ほど｢マルチタスク｣しない納得理由
マルチタスクは生産性を下げる
現代のビジネスシーンでは、マルチタスクが当たり前のように行われています。しかし、マルチタスクは生産性を下げるという研究結果が多数報告されています。
マルチタスクをすると、脳が頻繁にタスクを切り替える必要があります。タスクを切り替えるたびに、脳はコンテキストを切り替える作業を行う必要があります。このコンテキストの切り替え作業に時間とエネルギーが消費されるため、生産性が低下します。
具体的には、マルチタスクをすると、
- 生産性が40％低下
- 仕事を終えるまでにかかる時間が50％増加
- ミスの発生が50％増加
するという研究結果があります。
マルチタスクを避ける方法
- 1つのタスクに集中する
- タスクを中断するときは、メモを取って次に再開する状態に戻す
- タスクの残骸を消しておく
また、優先順位の高いタスクには、専用の時間を割り当てることも重要です。
1日4時間は自分の時間を確保する 優先順位の高いタスクに集中するためには、1日4時間程度は自分の時間を確保することをおすすめします。
この時間帯は、Teamsやメールなどの通知をオフにして、他の人の邪魔を受けないようにします。
マルチタスクは避けて、集中する時間を確保する マルチタスクは生産性を下げるため、避けることが重要です。
優先順位の高いタスクには、専用の時間を割り当てて、集中して取り組みましょう。
Bardさんに聞いてみた
Ｑ：シングルタスクかと思ったものがマルチタスクだったりすることがあるけど、そういう場合はどういうふうに対応するのが正解？
シングルタスクかと思ったものがマルチタスクだったりする場合は、以下の2つの方法で対応するのがおすすめです。
タスクを細分化して、1つのタスクに集中できるようにする
1つのタスクが複雑で、複数のステップに分かれている場合、そのステップを1つずつタスクとして切り分けることで、シングルタスクとして取り組むことができます。
例えば、ブログ記事を書くというタスクは、以下のようなステップに分解できます。
- テーマの選定
- リサーチ
- 構成の作成
- 執筆
- 校正・修正
これらのステップを1つずつタスクとして切り分けることで、1つのタスクに集中して取り組むことができます。
タスクの優先順位をつけて、重要度の高いタスクから取り組む
複数のタスクが重なっている場合、重要度の高いタスクから取り組むことで、マルチタスクを避けることができます。
Ｑ：個人でタスク管理をする場合、どういうツールを使えば対応能力があがるのでしょうか？
個人でタスク管理をする場合、以下の3つのポイントを押さえたツールを選ぶと、対応能力が上がります。
タスクの状態を可視化できる
タスクの状態を可視化することで、タスクの進捗状況を把握しやすくなります。また、タスクの優先順位や、期限を忘れないようにするのにも役立ちます。タスクを効率的に管理できる
タスクを効率的に管理できるツールを選ぶことで、手間をかけずにタスク管理をすることができます。また、タスクの依頼や承認、進捗状況の共有など、タスクの周辺業務も効率化することができます。自分に合ったツールを選ぶ
タスク管理のツールは、さまざまな種類があります。自分に合ったツールを選ぶことで、使いやすく、継続して利用することができます。
具体的なツールとしては、以下のようなツールがおすすめです。
ToDoリスト
ToDoリストは、タスクをリスト形式で管理するツールです。シンプルで使いやすいため、初めてタスク管理を始める方におすすめです。GTD
GTD（Getting Things Done）は、タスクを「未着手」「実行中」「完了」の3つの状態に分けて管理する方法です。GTDに対応したツールは、タスクを効率的に管理するのに役立ちます。カンバンボード
カンバンボードは、タスクを「未着手」「進行中」「完了」の3つの列に分けて管理するツールです。視覚的にタスクの状態を把握しやすいため、チームでタスク管理を行う際におすすめです。
Ｑ：タスク管理がうまい企業を５社くらい教えてください。その企業がやっている手法も合わせて教えてください
タスク管理がうまい企業は、以下の通りです。
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- タスク管理ツール「Jira」を活用し、プロジェクトの進捗状況を可視化しています。また、タスクの優先順位を明確にし、チーム内で共有することで、効率的なタスク管理を実現しています。
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- 「GTD（Getting Things Done）」というタスク管理手法を採用し、タスクを「未着手」「進行中」「完了」の3つのステータスに分けて管理しています。また、タスクを紙やホワイトボードに書き出して可視化することで、タスクの漏れを防いでいます。
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- 「カンバン方式」というタスク管理手法を採用し、タスクを「着手」「進行中」「完了」の3つのステータスに分けて管理しています。また、タスクをボードに貼り付けて可視化することで、タスクの進捗状況を把握しやすくしています。
これらの企業は、タスク管理ツールや手法を効果的に活用することで、タスクの漏れを防ぎ、効率的にタスクを進めています。また、タスクの進捗状況を可視化することで、チーム全体でタスクを把握し、調整をしています。
タスク管理が上手くなるためには、タスク管理ツールや手法を効果的に活用することが重要です。また、タスクの漏れを防ぎ、効率的にタスクを進めるためには、タスクの進捗状況を可視化することも重要です。
Ｑ：専用の時間が確保できない場合、以下のような方法で捻出する方法があります。
隙間時間に活用する
集中できる時間帯に集中する
- 朝や夜など、集中しやすい時間帯にタスクを集中してこなすようにします。
- タスクをこなすための環境を整えることで、集中力を高めることができます。
タスクを分割する
- 大きなタスクを小さなタスクに分割することで、取り組みやすくなります。
- 小さなタスクをひとつひとつクリアしていくことで、達成感を得やすくなり、モチベーションを維持しやすくなります。
優先順位をつける
- 重要度と緊急度を基準に、タスクの優先順位をつけます。
- 重要度と緊急度の低いタスクは、後回しにしたり、削除したりすることも検討します。
また、タスク管理ツールや手法を活用することで、タスクの漏れを防ぎ、効率的にタスクを進めることができます。
自分に合った方法を見つけて、専用の時間が確保できない場合でも、効率的にタスクをこなしましょう。
Ｑ：集中できる時間を確保するとなると、残業になるのだが、それ以外の解決方法ってある？
残業以外にも、集中できる時間を確保する方法はいくつかあります。
タスク管理ツールを活用する
タスク管理ツールを活用することで、タスクの進捗状況を可視化することができます。タスクの優先順位を明確にし、チーム内で共有することで、効率的なタスク管理を実現できます。タスク管理手法を活用する
「GTD（Getting Things Done）」や「カンバン方式」などのタスク管理手法を活用することで、タスクを効率的に管理することができます。タスクを紙やホワイトボードに書き出して可視化することで、タスクの漏れを防ぐことができます。集中できる環境を作る
仕事場を集中できる環境に整えることで、仕事の効率を上げることができます。例えば、以下のような工夫をするとよいでしょう。
* デスク周りを整理整頓する * 仕事に集中できる音楽を聴く * 仕事に集中できる時間帯に集中する
また、上司や同僚と相談して、業務の効率化を図ることも検討しましょう。例えば、以下のような方法が考えられます。
* 業務の自動化・効率化ツールを導入する * 業務の見直し・改善を行う * 業務の分担・調整を行う
自分に合った方法を見つけて、集中できる時間を確保しましょう。
感想＋雑記
意図せずマルチタスクになることはある。
特に、チーム開発のリーダー格になってくると、頻繁に質問が飛んでくる。
口で言うのは簡単なんだけど、実現するの、すごい難しいんだよな。。。
急に増えたタスクに対応できる方法が知りたい。
そこらへん、AIでなんとかならんのかな？
作業内容を監視していて、一時中断して戻ってきたら、前回の作業内容を大筋説明してくれる的なやつ。
俺ってば、作業を一時的に離れると、すぐ作業内容忘れちゃうんだよね。。。
今は、どうやって変則的に発生してくる目に見えないタスクを、さばいて作業効率落とさないようにするのかが課題。
カンバンとかやり方は知っているけど、やるかと言われるとやらないよね。。。
開発現場に、onenoteとかがあるので、それで代用できたりするのだろうか？
簡単に実現できる方法があるのなら、やりたい。
